CẤU TRÚC QUẢN TRỊ

 

          Từ khi khoa Quản Trị học thành hình và được đem vào các đại học đường như một bộ môn chủ yếu bên cạnh các môn học truyền thống, và nhất là từ khi nền kinh tế thế giới thay hình đổi dạng sau Thế Chiến II, các quản trị viên, cố vấn, và lý thuyết gia khoa Quản Trị Học đã không ngừng nghiên cứu và tìm kiếm một khuôn mẫu lý tưởng về cấu trúc quản trị. Nhiều cấu trúc đã ra đời và đã thành công; nhưng những thành công của mỗi cấu trúc chỉ có giá trị trong một hoàn cảnh, một môi trường cá biệt, hay một giai đoạn. Vì vậy, việc tìm kiếm một cấu trúc như một kiểu mẫu đúng đắn và phổ quát cho các tổ chức trên thế giới hôm nay vẫn còn là một thách đố và khó khăn.

          Lý do đơn giản và dễ hiểu là nền kinh tế thế giới hôm nay mang tính phổ quát – liên lục địa. Những tổ chức lớn nhỏ ngày nay đều có tư cách pháp nhân (legal entity) với những mục tiêu và đối tượng bao trùm cả một nền kỹ nghệ trên thế giới. Nhất là từ khi kỹ nghệ tin học ra đời và không ngừng phát triển, tính phổ quát lại càng mang tầm mức quan trọng hơn. Do đó, việc điều hành không chỉ gói ghém trong một khu vực địa lý hay quốc gia, nhưng là giữa các Châu. Giáo sư Sérieyx (1993) gọi đó là những “làng tinh cầu” (planetary village). Tính phổ quát của các tổ chức này đã làm đảo ngược những nguyên tắc của cấu trúc quản trị và đột biến những nguyên tắc tổ chức, mới được coi là thành công trước kia, nay đã thành cổ điển.

          Một lý do khác có tầm ảnh hưởng quan trọng không kém là thế giới không ngừng thay đổi. Sự thay đổi không chỉ trong lãnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hay học đường, nhưng là cả lối sống của con người. Sự thay đổi về lối sống dĩ nhiên bao hàm cả sự không ngừng biến thiên về tâm sinh lý. Vì vậy, cung cách sống và sự mong đợi được đối xử giữa con người với nhau đã khác xa những gì là mẫu mực và tiêu chuẩn mà một vài thập niên trước đây người ta vẫn nghĩ là đúng. Việc thay đổi về tâm sinh lý này ảnh hưởng lớn lao đến khoa Quản Trị học. Người lãnh đạo ngày nay rất cần khả năng phân tích tinh tế và bén nhạy khi đối diện với cấp trên, đồng nghiệp, hay nhân viên. Robert Waterman trong tác phẩm “What American Does Right”, xuất bản năm 1994, đã khẳng định rằng những quan tâm tuyệt đối vào công việc như chìa khoá của sự thành công trước kia, nay đã lỗi thời. Ngày nay, người ta nói đến con người và quan hệ. Một tổ chức chỉ có thể thành công nếu những nhu cầu của con người trong tổ chức được  quan tâm. Dĩ nhiên, khi nói đến nhu cầu, điều đó bao hàm cả sự động viên và tất cả những vấn đề liên hệ đến văn hoá, hệ thống, cấu trúc, và khả năng của người lãnh đạo nữa.

          Chương Chọn Lựa Cấu Trúc Quản Trị này không hề có tham vọng đem ra một khuôn vàng thước ngọc trong vấn đề tổ chức, nhưng nhằm mục đích giúp các quản trị viên và những người đang thi hành công tác lãnh đạo trau dồi kiến thức và đem vào thực hành nếu thích hợp. Điều cần nhớ là không có cấu trúc nào tuyệt đối hoàn hảo và lại càng không có cấu trúc nào là kiểu mẫu cho mọi hoàn cảnh. Sự thành công tùy thuộc vào sự nhận thức (Insight) và linh động (flexibility) của người lãnh đạo khi áp dụng.

          Những năm đầu của thập niên 1990, là những năm sôi động trong ngành Quản Trị Học. Chỉ trong ba năm 1992, 1993, và 1994, bốn trường phái lớn về cấu trúc một tổ chức đã hình thành. Tất cả bốn trường phái này đều thu hút nhiều tổ chức lớn với tầm vóc quốc tế sử dụng, hoặc toàn thể hay từng phần. Không một nhân viên nào trong tổ chức có thể hình dung trọn vẹn cơ cấu của tổ chức mình, kể cả người nắm giữ quyền hành cao nhất trong tổ chức (CEO-Chief of Executive Officer). Mỗi bộ phận hay ban ngành có thể áp dụng một phần hay toàn thể một kiểu mẫu tùy theo nhận thức và sự linh động của người lãnh đạo bộ phận hay ban ngành đó. Mặc dù vậy, sự nhất thống của một tổ chức vẫn không suy hao hay rối loạn. Đó mới là điều đặc biệt của lề lối tổ chức trong khoa Quản Trị Học Hiện Đại.

1.    Kiểu Mẫu Cơ Cấu (structural): Hammer và Champy qua tác phẩm “Reengineering the Corporation” (1993), đã sử dụng các nguyên tắc quản trị truyền thống của các nhà máy sản xuất tiền Thế Chiến, phối hợp với các nguyên lý rút ra từ khoa Xã Hội học và khoa Quản Trị học hiện đại, phác họa một khuôn mẫu mới trong cách tổ chức gọi là kiểu mẫu Cơ Cấu. Kiểu mẫu Cơ Cấu nhấn mạnh đến mục tiêu, khả năng chuyên môn, và những quan hệ chủ-thợ mang nặng tính hình thức. Kiểu mẫu này đặt trọng tâm vào cơ cấu quyền lực hàng dọc, do đó, các nguyên tắc thi hành công tác, nội qui, và luật lệ được thiết lập. Nhiều vấn đề sẽ nảy sinh một khi việc áp dụng kiểu mẫu không phù hợp với tổ chức.

2.    Kiểu mẫu Nhân Sự (human resources): Năm 1994, Waterman hướng các tổ chức vào kiểu mẫu Nhân Sự trong tập sách nghiên cứu của ông “What America Does Right”. Qua cách lập luận của ông, ông chú trọng đặc biệt vào quan hệ giữa tổ chức và nhân viên. Kiểu mẫu này đặt cơ sở trên phân tâm học và coi tổ chức như một gia đình thứ hai của một nhân viên sau gia đình riêng tư của họ. Vì là một gia đình, mỗi nhân viên cần được quan tâm đến nhu cầu, tình cảm, phán đoán, chuyên môn và giới hạn. Mỗi người có một khả năng thiên phú riêng biệt, vì vậy, cần dùng họ vào đúng chỗ và đúng lúc. Chiều kích đặc biệt của kiểu mẫu này là gia giảm cách áp dụng các kiểu mẫu quản trị trong tổ chức sao cho thích hợp với từng cá nhân liên hệ, để nhân viên cảm thấy thoải mái và hãnh diện về công việc mình làm.

3.    Kiểu mẫu Chính Trị (political): Pfeffer qua cuốn sách nổi tiếng của ông “Managing with Power”, xuất bản năm 1992, đã trình bày một khuôn mẫu mới cũng đã thu hút được nhiều giới lãnh đạo và được nhiều tổ chức áp dụng. Đó là kiểu mẫu Chính Trị. Kiểu mẫu này đặt cơ sở trên khoa Chính Trị học, và coi tổ chức như một đấu trường đầy cạnh tranh và hỏa mù. Mỗi nhóm người hay mỗi cá nhân có một sở thích, một quan điểm để theo đuổi. Để đạt được mục tiêu, họ ra công tiến thủ, đề bạt hay ứng cử vào những chức vụ uy quyền để phát huy quan điểm cá nhân hay đảng phái của mình. Trong các tổ chức theo kiểu mẫu này, những vấn đề đụng chạm về quyền lực, cạnh tranh, và chính trị là những ý niệm rõ nét và chủ yếu. Người lãnh đạo trong lối tổ chức này phải rất khôn khéo dung hoà các thế lực và phải biết đâu là nguyên tắc chủ yếu của tổ chức để dẫn dắt ý kiến đám đông về một mối duy nhất.

4.    Kiểu mẫu Biểu Tượng (Symbolic): Năm 1992, xuất hiện một cuốn sách có tựa đề ngộ nghĩnh, nhưng lại rất bắt mắt giới quản trị. Đó là “Leadership Jazz” của DePree. DePree phát huy một kiểu mẫu mới gọi là kiểu mẫu Biểu Tượng. Kiểu mẫu này nhấn mạnh đến các hình thức mang tính biểu tượng như truyện, danh từ hoa mỹ, và âm nhạc, vv… đặt trên cơ sở xã hội, văn hoá, và khảo cổ học. Kiểu mẫu này đòi hỏi tổ chức chú trọng đến vấn đề văn hoá, lễ nghi, truyện kể, những huyền thoại, và anh hùng, vv… như là một dẫn nhập vào truyền thống làm việc và quan hệ. Tổ chức phải được giới thiệu đến nhân viên như một sân khấu phản ánh trọn vẹn những nét rất người của mọi người. Chính qua cung cách sinh hoạt như vậy, người lãnh đạo sẽ dựng một niềm tin nơi nhân viên, phát huy những vẻ đẹp của mục tiêu và ý nghĩa của việc đóng góp công sức của nhân viên để thành công.